Vedtagne spilleregler for Gribskov Lokalforeningsråd (i det følgende benævnt Rådet)

 

Formål med samarbejdet

 

Rådet er etableret som et formaliseret samarbejde mellem lokalråd, borgerforeninger, bylaug, m.fl. i Gribskov Kommune. Dets primære formål er at repræsentere og koordinere alle lokale interesser på en balanceret måde i samspillet med kommunen omkring tiltag, som vil have indflydelse på lokale, kommunale og regionale forhold.

 

Medlemmer

 

Alle foreninger hjemhørende i Gribskov kommune som har lokalsamfundet – dets kvaliteter, funktion og udvikling som en betydende del af deres virkefelt (typisk omtalt i vedtægterne).

 

De interesseforeninger, der kan deltage i Rådet omfatter lejere såvel som ejere, fastboende såvel som sommerhusbeboere.

 

For at sikre at alle interesser tilgodeses og repræsenteres bedst muligt er Rådet åbent for alle organisationer, der i væsentligt omfang ønsker at arbejde med lokale problemstillinger og som har et legitimt grundlag for dette.

 

Arbejdsform

 

I første omgang er det essentielt for Rådets succes at vi bliver i stand til at kommunikere hurtigt og effektivt – derfor spiller telefon og mail-lister en central rolle – hjemmeside vil blive anvendt.

 

Rådet deltager i 1 fast årligt møde med et udvalg af Gribskov kommunes byrådsrepræsentanter og embedsmænd (ønskes afstemt så det kan bruges i kommunens budgetarbejde).

 

Op til dette møde afholdes et møde i Rådet med 1-2 repræsentanter for hver deltagende forening. Dette årlige arbejdsmøde suppleres med forberedende og opfølgende arbejdsgrupper.

 

Der planlægges med 4 faste årlige møder i Rådet med 1-2 repræsentanter fra de deltagende foreninger (sidste onsdag i februar, maj, august og november) med henblik på at sikre fortsat aktiv deltagelse og fokus på Rådets prioritering, interne afklaring og interne samarbejde.

 

Supplerende kan møder med 1-2 repræsentanter fra de deltagende foreninger indkaldes ad hoc.

 

Rådet tilbyder at deltage i konkrete kommunale opgaver ved udpegede repræsentanter – sådanne repræsentanter fra Rådet kan udpeges på et møde eller ved afklaring via eMail, blandt de registrerede foreninger.

 

Rådet etablerer sig med et kontaktudvalg bestående af 3-5 medlemmer valgt ved møde i andet kvartal. Kontaktudvalget kan ændres eller suppleres på rådsmøde eller ved eMail. Kontaktudvalget står for den praktiske koordinering af kommunikation indadtil såvel som udadtil. Kontaktudvalget etablerer sig med en formand.

 

En forudsætning for at deltage i Rådets beslutningsprocesser er at der svares på henvendelser fra kontaktudvalget indenfor tidsfristen, normalt en uge. For hastesager ringes rundt (ved kontaktudvalget).